Mediazione Civile: Come Funziona e Quando si Applica

Tutto ciò che devi sapere sul funzionamento della mediazione civile.

Mediazione civile: funzionamento

Il termine mediatore trae la sua origine dal verbo latino "mediare", il cui significato letterale è "essere in mezzo", "interporre"; l’attività mediazione, infatti, indica l'azione di interporre un terzo per facilitare il dialogo e trovare una soluzione condivisa tra le parti in conflitto.

Tale istituto è stato introdotto nell’ordinamento italiano dal Decreto Legislativo n. 28/2010 e rappresenta uno strumento di risoluzione alternativa delle controversie (ADR – Alternative Dispute Resolution), finalizzato alla composizione delle liti tra soggetti privati in materia civile e commerciale con funzione deflattiva del contenzioso in sede giudiziale.

La mediazione assume una duplice funzione, rappresenta, quindi, un metodo alternativo di risoluzione delle controversie finalizzato alla conciliazione delle parti ed è stata, inoltre, introdotta come condizione di procedibilità della domanda giudiziale in una serie di controversie relative a diritti disponibili indicate all’art. 5, comma 1 del D.lgs. 28/2010; tale norma, difatti, individua un elenco tassativo di materie e controversie, recentemente ampliato a seguito dell’emanazione del Decreto legislativo 10 ottobre 2022, n. 149, la cosiddetta “Riforma Cartabia”.

Il procedimento di mediazione si contraddistingue dalla presenza di un terzo imparziale, denominato mediatore, il quale stimola il dialogo tra le parti al fine di addivenire ad una risoluzione pacifica e condivisa della controversia garantendo celerità e contenimento dei costi.

L’introduzione di tale istituto nel panorama giuridico italiano risponde alla necessità di snellire il carico e l’arretrato giudiziario e contestualmente definire la controversia insorta con una determinazione condivisa nonché soddisfacente delle pretese dei soggetti coinvolti.

Cos'è la mediazione civile

Definizione giuridica e finalità

L’articolo 1 del D.lgs. 4 marzo 2010, n. 28, rubricato come “Definizioni” dispone al comma 1 lettera a) che “Ai fini del presente decreto legislativo, si intende per mediazione: l'attività, comunque denominata, svolta da un terzo imparziale e finalizzata ad assistere due o più soggetti nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, anche con formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa”.

La mediazione civile è, pertanto, un procedimento stragiudiziale ove con l’intermediazione di un soggetto terzo, il mediatore professionista imparziale e indipendente, si tenta di definire in maniera amichevole il conflitto al fine di addivenire ad un accordo.

Differenze con la conciliazione e l’arbitrato

Gli istituti della conciliazione e dell’arbitrato rappresentano istituti volti alla risoluzione alternativa delle controversie (ADR), distinti dal processo ordinario e applicabili nelle ipotesi di controversie in materia civile e commerciali aventi ad oggetto diritti disponibili che si differenziano dall’istituto della mediazione per come sarà di seguito sinteticamente esposto.

La conciliazione si contraddistingue dalla presenza della figura del conciliatore, il quale oltre a facilitare il dialogo tra le parti coinvolte può egli stesso proporre una soluzione concreta e saranno queste ultime a decidere liberamente in merito e ciò in evidente contrasto con quanto accade in sede di mediazione ove le parti sono attivamente coinvolte nella individuazione di una soluzione amichevole della lite.

L’arbitrato, invece, è una procedura caratterizzata dalla devoluzione della controversia insorta o insorgenda ad uno o più arbitri, il cosiddetto collegio arbitrale, che definiranno la vertenza con una statuizione che, in caso di arbitrato rituale, sarà denominata lodo dal medesimo valore della sentenza emessa a seguito del giudizio ordinario.

Normativa di riferimento

La mediazione come strumento di risoluzione alternativa delle controversie è stata introdotta nell’ordinamento giuridico italiano dal Decreto Legislativo n. 28/2010, con l’obiettivo primario di snellire il carico della giustizia ordinaria e fornire uno strumento rapido e accessibile per la risoluzione dei conflitti.

Quando è obbligatoria la mediazione

Casi previsti dalla legge

Tale istituto è applicabile con riferimento alle controversie civili e commerciali inerenti diritti disponibili, ossia dei diritti di cui le parti possono disporre, come, a titolo esemplificativo, i diritti aventi contenuto patrimoniale e pertanto economicamente determinabile.

Materie obbligatorie (es. condominio, contratti assicurativi, locazione)

In determinate materie, individuate in maniera tassativa dall’art. 5 del D.lgs. 4 marzo 2010, n. 28 per come successivamente modificato, chiunque intenda esercitare in giudizio un'azione a tutela dei propri diritti è obbligato al previo esperimento del tentativo di mediazione che, nel caso in cui non dovesse essere espletato, comporterà la dichiarazione di improcedibilità della domanda giudiziale. Le materie individuate sono molteplici e sono le seguenti:

• materia di condominio,
• diritti reali,
• divisione,
• successioni ereditarie,
• patti di famiglia,
• locazione,
• comodato,
• affitto di aziende,
• risarcimento del danno derivante da responsabilità medica e sanitaria e da diffamazione con il mezzo della stampa o con altro mezzo di pubblicità,
• contratti assicurativi, bancari e finanziari,
• associazione in partecipazione,
• consorzio,
• franchising,
• opera,
• rete,
• somministrazione,
• società di persone e subfornitura.

Sanzioni in caso di mancata partecipazione

La recente Riforma Cartabia ha introdotto sanzioni più severe da applicare in caso di mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione e, pertanto, ha introdotto l’art. 12-bis del d.lgs. 28/2010 volto a disciplinare le ipotesi e le conseguenti sanzioni giuridiche connesse.

Il primo comma dell’art. 12-bis disciplina l’ipotesi della mancata partecipazione al primo incontro fissato per il procedimento di mediazione senza giustificato motivo, il giudice da tale assunto può trarre argomenti di prova nel successivo giudizio, ossia tale assenza non assume di per sé valore probatorio ma offre tuttavia elementi al fine di svolgere una valutazione delle altre prove ai sensi dall’articolo 116, comma 2 del Codice di procedura civile.

Per come disciplinato dal secondo comma dell’art. 12-bis, in tutte le ipotesi in cui la mediazione è condizione di procedibilità in quanto la materia oggetto della controversia rientra nell’elencazione summenzionata, la parte assente senza giustificato motivo è condannata al pagamento, in favore dello Stato, di una somma pari al doppio del contributo unificato.

Infine, il terzo comma dell’art. 12-bis disciplina l’ipotesi in cui il giudice, se riceve la richiesta delle parti, può condannare la parte soccombente al versamento di “una somma equitativamente determinata in misura non superiore nel massimo alle spese del giudizio maturate dopo la conclusione del procedimento di mediazione”.

Come si avvia la mediazione

Presentazione della domanda

Al fine di avviare il procedimento di mediazione è necessario presentare una domanda presso un organismo di mediazione iscritto nell'apposito registro tenuto dal Ministero della Giustizia, tali organismi tanto pubblici quanto privati, devono essere accreditati e composti da mediatori professionisti qualificati.

L’art. 4 del d.lgs. 28/2010 disciplina le modalità di presentazione della stessa, individuando preliminarmente l’organismo competente che deve essere scelto nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia.

La domanda di avvio della procedura deve contenere alcune informazioni fondamentali, deve contenere indicazioni in ordine alle parti coinvolte (nome, indirizzo, eventuale rappresentante legale o avvocato, oggetto della controversia, materia del contendere (es. locazione, successione, risarcimento) e deve essere depositata eventuale la documentazione rilevante per la risoluzione della controversia.

Ruolo dell’organismo di mediazione

L'organismo di mediazione è l'ente presso il quale può svolgersi il procedimento di mediazione, è il soggetto deputato a svolgere il servizio di mediazione di cui cittadini e imprese possono usufruire o volontariamente per risolvere le controversie insorte o a cui è necessario rivolgersi nelle ipotesi di mediazione obbligatoria o demandata dal giudice.

Ad essi è, quindi, attribuito un fondamentale ruolo nel sistema di gestione delle controversie civili e commerciali, ove sono i mediatori professionisti a svolgere e guidare effettivamente il procedimento di mediazione.

Il mediatore, quindi, svolge la propria attività all’interno di organismi di mediazione, i quali, attraverso una struttura organizzativa adeguata e nel rispetto della normativa vigente, forniscono il servizio di mediazione, gestendo compiti, responsabilità e rapporti con i mediatori stessi. Nel momento in cui è presentata una domanda di mediazione, il responsabile dell’organismo provvede a nominare un mediatore e a stabilire la data del primo incontro tra le parti.

Comunicazione alle parti e convocazione

Una volta ricevuta la domanda, come anticipato, l’organismo provvede a designare un mediatore e contestualmente provvede a fissare il primo incontro informativo, “che deve tenersi non prima di venti e non oltre quaranta giorni dal deposito della domanda”, per come disciplinato dall’art. 8 del D.lgs. 4 marzo 2010, n. 28. L’organismo di mediazione fornisce informazioni alle parti, con qualsiasi strumento idoneo a garantirne l’effettiva ricezione, riguardo alla richiesta di avvio del procedimento, alla nomina del mediatore, al luogo e all’orario fissati per l’incontro iniziale, alle modalità con cui si svolgerà la procedura e a ogni altra comunicazione utile ai fini della mediazione.

Le fasi della procedura di mediazione

Primo incontro informativo

Durante l’incontro iniziale, il mediatore chiarisce scopo e dinamiche del procedimento di mediazione, cercando di agevolare un possibile accordo tra le parti. I partecipanti, affiancati dai propri avvocati ove necessario, si impegnano a collaborare con sincerità e rispetto reciproco, così da favorire un dialogo autentico sulle questioni in disputa. Al termine dell’incontro è predisposto un verbale dal mediatore, che deve essere sottoscritto da tutti i soggetti intervenuti. Il primo incontro è necessariamente congiunto, in quanto la presenza dei soggetti coinvolti permette alle parti di cogliere il valore della possibilità di risolvere la lite senza ricorrere al giudice.

Incontri successivi e ruolo del mediatore

La mediazione può articolarsi in diversi incontri, ma gli stessi si svolgeranno senza formalità presso la sede dell’organismo competente o in altro luogo stabilito dalle regole procedurali dello stesso organismo; le parti sono tenute a prendere parte direttamente al procedimento, partecipando in prima persona per come disposto dall’art. 8 del D.lgs. n. 28 del 2010.

Nella fase iniziale, il mediatore ha il compito di spiegare ai partecipanti quanto sia utile un confronto diretto tra loro, evidenziando che, oltre agli incontri congiunti, potranno svolgersi anche colloqui separati, nei quali ciascuna parte potrà parlare liberamente con il mediatore senza la presenza degli altri soggetti coinvolti.

Il mediatore si impegna attivamente per facilitare il raggiungimento di una soluzione condivisa della controversia: il suo ruolo, infatti, consiste nel promuovere il dialogo tra le parti, sostenendole nel trovare un’intesa che risponda agli interessi di entrambe.

Durata della procedura e verbalizzazione

Per come disposto dall’art. 6 del D.lgs. n. 28 del 2010 il procedimento di mediazione ha una durata massima di sei mesi, prorogabile per periodi di volta in volta di tre mesi e nei casi di mediazione obbligatoria o demandata dal giudice è prorogabile per una sola volta per un periodo successivo di tre mesi.

Il dovere di segretezza che contraddistingue il procedimento di mediazione, che sarà meglio esplorato in seguito, non vieta la produzione in giudizio dei verbali di mediazione, i quali contengono importanti riferimenti in ordine a quanto accaduto negli incontri, le parti presenti e le tempistiche del procedimento. Sul punto è opportuno affermare che “una compiuta verbalizzazione è necessaria al fine di consentire al giudice la conoscenza del contenuto della condotta delle parti nello specifico contesto di cui trattasi; conoscenza indispensabile in relazione alle previsioni del D. Lgs. n. 28/2010 relative alla procedibilità delle domande ed all'art. 8 co. 4 bis dello stesso decreto, nonché, in via generale, dell'art. 96 III° c.p.c.” (Tribunale di Roma - Dott. Massimo Moriconi 25.1.2016).

Il ruolo del mediatore

Requisiti del mediatore

L’istituto della mediazione si contraddistingue dalla presenza di un soggetto, il mediatore il quale, in qualità di soggetto terzo e imparziale, svolge l’attività di mettere in relazione due o più parti al fine di facilitarne la comunicazione e l’individuazione di una soluzione pacifica e condivisa della questione insorta.

Il mediatore è definito dall’art. 1 del D.lgs. n. 28 del 2010 come “la persona o le persone fisiche che, individualmente o collegialmente, svolgono la mediazione rimanendo prive, in ogni caso, del potere di rendere giudizi o decisioni vincolanti per i destinatari del servizio medesimo”.

Affinché si possa essere inseriti negli elenchi dei mediatori è necessaria la compresenza dei seguenti requisiti:

• essere in possesso di laurea magistrale o a ciclo unico in alternativa, iscrizione ad un ordine o collegio professionale e laurea universitaria triennale,
• la frequenza di un corso di formazione iniziale accreditato, con esame finale,
• nonché il requisito dell'onorabilità.

Funzione di terzietà e imparzialità

La funzione di terzietà e imparzialità del mediatore è fondamentale per la validità del processo di mediazione; il mediatore, pertanto, non deve essere legato a nessuna delle parti in conflitto, né avere alcun interesse personale o professionale che possa compromettere la sua obiettività e neutralità in ordine al ruolo da lui rivestito. Egli deve garantire che le parti siano poste su un piano di parità e che pertanto, siano trattate in modo equo e imparziale; a garanzia di ciò egli dovrà informare tempestivamente le parti ogniqualvolta emergano condizioni tali da far venir meno la sua terzietà e neutralità. È possibile, pertanto, provvedere alla sostituzione del mediatore qualora tali requisiti non risultino essere rispettati.

Obiettivi nella gestione del conflitto

Il ruolo assunto dal mediatore è di condurre le parti in disaccordo ad individuare una soluzione reciprocamente accettabile e soddisfacente.

L’obiettivo principale è di guidare le parti in conflitto verso una soluzione condivisa, nelle ipotesi in cui le parti gliene facciano richiesta, potrà egli stesso presentare una proposta, ossia una soluzione della lite consigliata da lui stesso per iscritto, ma prima di procedere in tal senso dovrà informare i soggetti coinvolti delle conseguenze in relazione alle spese processuali in caso di rifiuto della proposta di conciliazione, ai sensi dell’art. 13 del D.lgs. 4 marzo 2010, n. 28.

Esiti Possibili della Mediazione

Accordo tra le parti

Gli esiti possibili a seguito dell’instaurazione del procedimento di mediazione sono essenzialmente i seguenti: raggiungimento dell’accordo, mancato accordo o assenza di una o più parti.

Se le parti raggiungono un accordo al fine della risoluzione amichevole della controversia, dello stesso è redatto verbale dal mediatore al quale è allegato il testo dell’accordo raggiunto, per come disposto dall’art 11 del D.lgs. n. 28 del 2010, sottoscritto dalle parti, dai loro avvocati e dal mediatore stesso.

Mancato accordo e conseguenze

Se le parti non riescono a individuare una soluzione condivisa, la mediazione si conclude con esito negativo; in tale ipotesi il mediatore redige verbale che attesta il mancato accordo, e può egli stesso formulare proposta di conciliazione che è anch’essa allegata al verbale di mediazione. La domanda giudiziale, a seguito dell’accordo negativo, diventa procedibile e potrà essere introdotto il giudizio nelle sue forme ordinarie.

In caso di mancata partecipazione di una parte all’incontro di mediazione, il procedimento si chiude senza possibilità di confronto; il mediatore, in tale ipotesi, redige un verbale di assenza e, nei casi di mediazione obbligatoria e demandata dal giudice, il giudice potrà tener conto dell’assenza nei casi in cui la stessa non sia giustificata, ai fini della decisione sulle spese del processo e potrà trarne argomenti di prova per la parte non comparsa.

Valore legale dell’accordo raggiunto

L’accordo in mediazione è l’atto conclusivo della procedura di mediazione mediante il quale le parti giunte ad una soluzione concordata con il quale regolamentano le questioni che le hanno coinvolte e gli obblighi giuridici conseguenti. Nelle ipotesi in cui tutti le parti coinvolte nel procedimento siano state assistite dalla presenza di un legale, l’accordo costituirà “titolo esecutivo per l'espropriazione forzata, l'esecuzione per consegna e rilascio, l'esecuzione degli obblighi di fare e non fare, nonché per l'iscrizione di ipoteca giudiziale”, per come disposto dall’art. 12 del D.lgs. n. 28 del 2010.

Vantaggi della mediazione civile

Tempi ridotti e costi contenuti

L’istituto della mediazione civile presenta numerosi vantaggi rispetto al processo ordinario di cognizione, tra i vantaggi maggiormente rilevanti vi sono le tempistiche e i costi inerenti il procedimento.

Per come disposto dall’art. 6 del D.lgs. n. 28 del 2010 il procedimento di mediazione ha una durata massima di 6 mesi, prorogabile per periodi di volta in volta di tre mesi e nei casi di mediazione obbligatoria o demandata dal giudice è prorogabile per una sola volta per un periodo successivo di tre mesi.

È importante sottolineare che la durata originaria prevista per il procedimento di mediazione era fissata in tre mesi, ma è stata successivamente estesa a sei mesi, al fine di rendere il procedimento flessibile e funzionale alle esigenze delle parti.

È evidente che tale estensione permette una maggiore possibilità di confronto tra le parti coinvolte, mantenendo comunque tempi significativamente inferiori rispetto al giudizio ordinario.

Inoltre, i costi del procedimento di mediazione sono significativamente inferiori rispetto a quelli di un ordinario giudizio di cognizione, sia per quanto riguarda le spese procedurali, sia per gli onorari legali. Le tariffe sono regolate per legge e calcolate in base a diverse componenti, tra cui il valore della controversia, le spese di avvio e quelle per il primo incontro.

Maggiore riservatezza rispetto al processo

Il procedimento di mediazione si caratterizza da una maggiore riservatezza, per come disciplinato dall’art.9 del D.lgs. n. 28 del 2010, ove è disposto che tutti coloro che partecipano al procedimento di mediazione, sono tenuti all’obbligo di riservatezza in ordine alle notizie e affermazioni rese nello stesso. Tale obbligo deve essere rispettato non solo dalle parti e dal mediatore ma da chiunque presta la propria opera nell’organismo di mediazione o partecipa al procedimento. Pertanto, quanto è stato dichiarato in sede di procedimento non potrà essere impiegato nel successivo giudizio tranne nelle ipotesi in cui vi sia l’accordo del soggetto che ha reso le affermazioni che si intendono riportare.

Maggiore controllo delle parti sull’esito

Rilevante, rispetto a quanto accade nel giudizio ordinario ove è il giudice a statuire e a risolvere definitivamente la controversia insorta, è il ruolo delle parti al raggiungimento di una soluzione condivisa.

Nel procedimento di mediazione, infatti, sono le parti a giungere all’accordo con l’intermediazione del mediatore; è garantito, pertanto, un maggiore controllo e responsabilizzazione. È necessario rilevare che le soluzioni concordate sono spesso più flessibili e personalizzate considerando le differenti esigenze pratiche o relazionali che il giudice non potrebbe considerare.

Mediazione delegata dal giudice

Cos’è e come funziona

La mediazione delegata dal giudice si contraddistingue dal potere del giudice di disporre, con ordinanza motivata, l’esperimento del tentativo di mediazione durante l’espletamento del giudizio ordinario quando ritiene che la natura della controversia, unitamente al comportamento delle parti e allo stato del procedimento si prestino a una risoluzione bonaria e vi sia un margine concreto per raggiungere un accordo bonario volto alla definizione stragiudiziale della vertenza.

Tale facoltà è disciplinata dall’articolo 5 quater del D.lgs. 28/2010 ove è disposto che il giudice può disporre l’avvio della mediazione in qualunque fase del processo, anche durante il giudizio d’appello, e sospende il procedimento per consentire lo svolgimento della mediazione; nelle ipotesi in cui sia richiesto dal giudice l’instaurazione del procedimento di mediazione diventa vincolante e condizione di procedibilità della domanda giudiziale e se qualora il giudice all’udienza successiva fissata per verificare l’esito della mediazione, dovesse rilevare che la stessa non è stata esperita, la domanda giudiziale non sarà più procedibile.

Differenze con la mediazione obbligatoria

La mediazione delegata dal giudice si differenzia dalla mediazione obbligatoria in primo luogo dalla fonte che individua come necessario tale istituto, se nel primo caso il procedimento di mediazione si instaura in un processo già in corso e prescinde dalla materia della controversia in quanto il dovere di introdurre tale strumento è richiesto dal giudice a seguito di una valutazione dello status della controversia, nell’ipotesi di mediazione obbligatoria è la stessa legge ad individuare le materie ove la stessa rappresenta condizione di procedibilità e l’assenza dell’espletamento del tentativo non consente l'instaurazione del successivo giudizio.

Rilevanza giuridica della mancata partecipazione

Al pari della mediazione obbligatoria, anche in caso di mancata partecipazione alla mediazione demandata dal giudice sono connesse conseguenze sul piano giuridico.

La mancata partecipazione senza giustificato motivo a una mediazione delegata può avere conseguenze negative. Il giudice può dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione desumere argomenti di prova nel successivo giudizio ai sensi dell'art. 116, comma 2, c.p.c, nonché condannare la parte costituita che, nei casi previsti dall’art. 5, non ha partecipato al procedimento senza giustificato motivo, al versamento all'entrata del bilancio dello Stato di una somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto per il giudizio.

FAQ sulla mediazione civile

1. Che cos’è la mediazione civile in parole semplici?

   La mediazione civile è un istituto introdotto nell’ordinamento giuridico italiano al fine di giungere alla risoluzione di una controversia in materia civile e commerciale in materie disponibili in sede stragiudiziale, mediante l’intermediazione di un soggetto terzo e imparziale che stimola il dialogo tra le parti al fine di giungere a una soluzione condivisa della vertenza.

2. Quanto dura in media una procedura di mediazione?

   La durata massima della mediazione è stabilita dall’art 6 del D.lgs. 4 marzo 2010, n. 28 ed è di sei mesi, prorogabile dopo la sua instaurazione e prima della sua scadenza per periodi di volta in volta non superiori a tre mesi. La durata non è predeterminabile in quanto varia in base alla complessità del caso e alla disponibilità delle parti alla conciliazione della lite.

3. Quali sono i costi della mediazione civile?

   I costi della mediazione sono stabiliti da tariffe ministeriali e dipendono dal valore economico della controversia; gli onorari possono aumentare se la mediazione prosegue oltre il primo incontro. È assicurato, al cittadino non abbiente il patrocinio a spese dello Stato per l'assistenza dell'avvocato nel procedimento di mediazione.

4. È obbligatorio avere un avvocato in mediazione?

   Dipende dal tipo di mediazione. Nelle mediazioni obbligatorie per legge è richiesta la presenza di un avvocato, come è necessaria nell’ipotesi della mediazione delegata dal giudice; nei procedimenti di mediazioni volontarie, invece, le parti possono decidere se farsi assistere o meno, la presenza di un legale è sempre consigliata per valutare le proposte e garantire la correttezza dell’accordo.

5. Cosa succede se una parte non si presenta?

   Se una parte non partecipa al procedimento di mediazione senza giustificato motivo, si applicherà quanto previsto dall’art. 12 bis, ossia il giudice potrà desumerne argomenti di prova nel successivo giudizio e nelle ipotesi in cui la mediazione è condizione di procedibilità della domanda, può condannare la parte che non ha partecipato senza giusto motivo al “versamento all'entrata del bilancio dello Stato di una somma di importo corrispondente al doppio del contributo unificato dovuto per il giudizio”.