Come scrivere una diffida legale efficace?

Cos’è una diffida legale e quando si usa.

Come detto una diffida legale è un atto formale, rappresentato da una comunicazione scritta che deve essere inviata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite PEC - o come vedremo in seguito anche tramite Ufficiale Giudiziario – con la quale si intima ad un soggetto di adempiere ad un preciso obbligo o di cessare un comportamento illecito, entro un termine prestabilito che viene indicato nella parte finale della diffida.

La definizione tecnica della diffida ci viene fornita dal codice civile, all’art. 1454 nel quale si legge “Alla parte inadempiente l’altra può intimare per iscritto di adempiere in un congruo termine, con dichiarazione che, decorso inutilmente detto termine, il contratto d’intenderà senz’altro risoluto. Il termine non può essere inferiore a quindici giorni, salvo diversa pattuizione tra le parti o salvo che, per la natura del contratto o secondo gli usi, risulti congruo, questo è risoluto di diritto”.

La diffida sopra descritta è la c.d. diffida stragiudiziale che viene indirizzata ad un soggetto inadempiente per cercare di evitare di doversi rivolgere ad un Tribunale per ottenere l’adempimento di un determinato obbligo o la cessazione di un comportamento illecito. Al contrario della c.d. diffida giudiziale che è rappresentata da un atto che viene prodotto all’interno di un procedimento giudiziario, ad esempio come parte di un ricorso per decreto ingiuntivo.

Lo scopo di questa tipologia di atto stragiudiziale è quello di ricercare una risoluzione amichevole con la propria controparte, nella maggior parte dei casi attraverso l’ausilio di un avvocato. Oltre a questo la diffida ha anche uno scopo prettamente tecnico che è quello di interrompere il termine di prescrizione relativo all’adempimento che si sta richiedendo attraverso l’invio della diffida.

La diffida stragiudiziale può essere utilizzata in diversi ambiti, come a titolo esemplificativo per richiedere alla propria controparte l’adempimento contrattuale, il pagamento di un determinato debito basato su una scrittura privata o nell’ambito di controversie lavorative il pagamento di stipendi, ferie non godute o TFR o per richiedere la cessione di un comportamento molesto o diffamatorio. 

 

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Come scrivere una diffida legale passo dopo passo: elementi fondamentali.

Una diffida legale – ricordiamo strumento fondamentale per far valere i propri diritti e per cercare di evitare di ricorrere alle vie giudiziarie risolvendo bonariamente una controversia - deve contenere gli elementi che di seguito si esporranno. Per far sì che possa sortire l’effetto sperato e possa far ottenere risultati concreti è di fondamentale importanza che sia scritta correttamente. Precisamente devono essere presenti:

1) Intestazione. È necessario indicare in modo corretto e puntuale i dati anagrafici sia del destinatario che del mittente (nome, cognome, indirizzo e codice fiscale). Qualora la diffida, come succede nella prassi, sia redatta da un avvocato è necessario che il legale indichi di aver ricevuto idoneo mandato dal proprio cliente per inoltrare la missiva. Spesso questo tipo di atti sono firmati sia dall’avvocato ma anche dalla parte per presa visione e accettazione del contenuto.

2) Oggetto. Bisogna indicare precisamente di che tipo di diffida si tratta e quali siano le parti della controversia.

3) Esposizione della richiesta. Si deve poi procedere in modo chiaro e preciso all’esposizione della problematica, rappresentando puntualmente il rapporto sottostante intercorrente tra le parti che ha portato all’invio della missiva. È di fondamentale importanza l’utilizzo di un linguaggio appropriato, oggettivo, professionale, possibilmente tecnico, che non sfoci in alcun modo in offese di alcun tipo.

Per esporre in modo chiaro e puntuale le motivazioni che hanno portato alla redazione della diffida è importante che preliminarmente venga esaminata tutta la documentazione a supporto della richiesta stessa. Ricordiamo che, qualora si trattasse di una diffida per richiedere il pagamento di somme (portate ad esempio da una fattura), unitamente alla missiva stessa si potranno trasmettere anche i documenti contabili di riferimento.

4) Richiesta formale. Una volta che si è rappresentata la problematica, bisogna specificare quale sia la richiesta (ad esempio il pagamento di una determinata somma, la cessazione di un comportamento illecito o la consegna di un determinato bene). Fissata la richiesta, così come previsto dal comma 2 dell’art. 1454 c.c. si dovrà concedere un congruo termine per l’adempimento. Come detto, salva diversa pattuizione tra le parti, il termine di solito non sarà inferiore a 15 giorni. Successivamente, si dovrà specificare che decorso infruttuosamente il termine concesso, verranno intraprese le più opportune azioni giudiziarie, che comporteranno aggravi di spese a carico del soggetto rimasto inadempiente.

La richiesta formale potrà essere formulata attraverso l’utilizzo di formule tipiche come a titolo esemplificativo e non esaustivo: “con la presente diffido e metto in mora”, “con la presento la costituisco in mora e la diffido”, “la diffido e costituisco in mora, rappresentando sin da ora che in caso di mancato adempimento entro il termine concesso, mi costringerà ad adire la competente magistratura per ogni e più opportuna declaratoria”.

5) Modalità di sottoscrizione. La diffida dovrà essere sottoscritta dalla parte. Generalmente questa sottoscrizione la ritroviamo anche se la diffida la trasmette un legale. Infatti, unitamente alla firma dell’avvocato, si troverà anche quella della parte per presa visione ed accettazione del contenuto.

6) Modalità di invio. La diffida dovrà essere inviata o tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite PEC. In alcuni casi si potrà scegliere di inviare il documento anche tramite Ufficiale Giudiziario che la consegnerà direttamente a mani del destinatario. In ogni caso, a prescindere dalla tipologia di invio che si sceglie, perché la diffida sia valida è importante che ci sia prova dell’avvenuto invio e dell’avvenuta ricezione. La prova dell’avvenuto invio e della ricezione è importante soprattutto quando si trasmette una diffida per interrompere eventuali termini di prescrizione. Ciò, in quanto, qualora non ci sia la certezza della data di invio e di quella di ricezione un diritto potrebbe essersi prescritto ed il soggetto perderebbe la possibilità di richiedere, ad esempio, un risarcimento. La diffida bloccherà il termine di prescrizione e lo farà decorrere nuovamente facendolo ricominciare dall’inizio, cioè a partire dal giorno successivo al ricevimento della diffida.

In ogni caso, consigliamo sempre una volta che si riceve una diffida di rispondere in modo tracciato (attraverso una PEC o una raccomandata a/r) e di farlo in un termine ragionevole. Qualora, come accade nella maggioranza dei casi, la diffida sia redatta da un avvocato, si consiglia di rispondere conferendo mandato ad un proprio avvocato di fiducia.
 

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Quando rivolgersi a un avvocato per una diffida legale.

Si ritiene che sia consigliabile rivolgersi ad un avvocato per una diffida quando si desidera che la missiva sia formulata correttamente e con un linguaggio tecnico adeguato, ma soprattutto è consigliabile per avere un parere preventivo sulle opzioni legali disponibili. Sottolineiamo che anche se l’intervento di un legale non è obbligatorio, la sua consulenza e il suo preventivo parere possono rendere l’atto più efficace, posto che la comunicazione sarà redatta con un linguaggio giuridico appropriato che terrà in conto tutte le specifiche sfumature del caso concreto.

In ogni caso si ritiene che i casi per i quali sia preferibile rivolgersi ad un legale per una diffida siano i seguenti:

1) Inadempienze contrattuali che possono riguardare il mancato pagamento di una rata prestabilita o la mancata esecuzione di lavori pattuiti.

2) Violazione di diritti che potranno essere inerenti al ramo del diritto del lavoro (pertanto mancato pagamento ad esempio di stipendi, ferie o TFR) anche con riferimento ad impugnative di licenziamenti o trasferimenti o a violazioni relative alla branca dei diritti reali (a titolo esemplificativo parliamo di proprietà, usufrutto o servitù.

3) Comportamenti illeciti come ad esempio, occupazioni abusive senza titolo, diffamazione o molestie.

4) Ritardi significativi nella fornitura di servizi o prestazioni;

5) Difformità nell’esecuzione di lavori ad esempio di ristrutturazione rispetto al capitolato inizialmente pattuito. In questi casi la diffida può essere inviata anche per rappresentare che i lavori non sono stati correttamente completati.

6) Richiesta di recupero di crediti su fatture per rapporti commerciali.
 

FAQ - Domande Frequenti sulla diffida legale 

Quanto tempo ho per inviare una diffida?

In generale l’unica tempistica da rispettare per una diffida riguarda le fattispecie per le quali la missiva viene trasmessa per interrompere un termine di prescrizione.Ciò, in quanto, qualora non ci sia la certezza della data di invio e di quella di ricezione un diritto potrebbe essersi prescritto ed il mittente perderebbe la possibilità di richiedere, ad esempio, un risarcimento. La diffida bloccherà il termine di prescrizione e lo farà decorrere nuovamente facendolo ricominciare dall’inizio, cioè a partire dal giorno successivo al ricevimento della diffida.

Quali documenti servono per scrivere una diffida legale?

Non serve alcun documento che si individua preliminarmente. La documentazione necessaria, che si può scegliere in modo del tutto discrezionale di allegare unitamente alla diffida, verrà valutata di volta in volta con riferimento al caso di specie.  Ad esempio, in caso di recupero del credito, potrà essere inviato insieme alla diffida anche il documento commerciale a supporto della richiesta.

Serve un avvocato per scrivere una diffida?

Si ritiene che sia consigliabile rivolgersi ad un avvocato per una diffida quando si desidera che la missiva sia formulata correttamente e con un linguaggio tecnico adeguato, ma soprattutto è consigliabile per avere un parere preventivo sulle opzioni legali disponibili. Sottolineiamo che anche se l’intervento di un legale non è obbligatorio, la sua consulenza e il suo preventivo parere possono rendere l’atto più efficace, posto che la comunicazione sarà redatta con un linguaggio giuridico appropriato che terrà in conto tutte le specifiche sfumature del caso concreto.

La diffida ha valore legale anche senza firma dell’avvocato?

Si una diffida ha valore legale anche senza la firma di un avvocato (pensiamo alle diffide trasmesse da generiche società di recupero credito, ad esempio in casi in cui si richiede il pagamento di bollette che risultano scadute. Questo perché la diffida è un atto formale che può essere redatto da chiunque. Ricordiamo che, in ogni caso, è importante che la diffida sia chiara, precisa e che contenga tutti gli elementi essenziali che abbiamo indicato precedentemente indicato.