Sentenza n. 202301675/2023

Il contesto e i fatti

Un cittadino ha presentato istanza di accesso agli atti amministrativi in data 28 aprile 2021, richiedendo di consultare tutta la documentazione contenuta nel fascicolo relativo a un ricorso gerarchico che lo stesso aveva precedentemente proposto avverso un provvedimento di ammonimento emanato dal Questore. La Prefettura, con nota protocollata il 21 ottobre 2021, ha rifiutato l'accesso ai documenti richiesti, negando al cittadino la possibilità di consultare i fascicoli amministrativi che lo riguardavano. Il ricorrente, ritenendo ingiustificato tale rifiuto, ha impugnato il provvedimento restrittivo dinanzi al Tribunale Amministrativo Regionale della Lombardia, lamentando la violazione del suo diritto di accesso ai documenti dell'amministrazione e chiedendo non solo l'annullamento del diniego ma anche l'accertamento del diritto di accesso e la conseguente condanna della Prefettura all'ostensione dei documenti.

Il quadro normativo

Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è disciplinato dalla legge 7 agosto 1990 numero 241, articoli 22 e seguenti, che istituisce il diritto generale di accesso ai documenti, nonché dal decreto legislativo 30 giugno 2003 numero 196 in materia di protezione dei dati personali e dal Regolamento europeo 2016/679 sulla protezione dei dati. L'amministrazione pubblica può subordinare l'accesso ai documenti a limitazioni motivate da interessi pubblici rilevanti, dalla riservatezza dei dati personali di terzi, o da specifiche situazioni previste dalla legge. Tuttavia, il rifiuto deve essere sempre motivato in concreto e deve risultare proporzionato rispetto agli interessi da tutelare, non potendo costituire un divieto assoluto e generalizzato di accesso.

La questione giuridica

La controversia verteva sulla legittimità del rifiuto opposto dalla Prefettura all'istanza di accesso, cioè se gli eventuali motivi invocati dall'amministrazione per negare l'accesso fossero effettivamente rilevanti e tutelabili, oppure se il diritto del cittadino di accedere ai documenti che lo riguardavano dovesse prevalere su tali motivi. In particolare, era in discussione se la Prefettura avesse correttamente motivato il rifiuto indicando concreti interessi degni di protezione, ovvero se avesse genericamente negato l'accesso senza fornire ragioni sufficienti. La questione tocca il delicato equilibrio tra trasparenza amministrativa e protezione di altri interessi legittimi, nonché il diritto al controllo dei cittadini sulle decisioni che li riguardano.

La motivazione del giudice

Il Tribunale Amministrativo Regionale ha ritenuto che il rifiuto della Prefettura fosse viziato da illegittimità e non risultasse adeguatamente fondato sulle ragioni astrattamente idonee a limitare l'accesso. Il collegio ha considerato che il ricorrente, quale interessato diretto alla documentazione relativa al proprio ricorso gerarchico, possedeva una legittimazione particolarmente intensa a richiedere l'accesso ai documenti del fascicolo amministrativo. Il giudice ha valutato che gli interessi invocati dall'amministrazione per giustificare il rifiuto non apparivano sufficienti a prevalere sul diritto del cittadino di conoscere i contenuti dei fascicoli amministrativi riguardanti se stesso e le decisioni che lo riguardavano. Il TAR ha inoltre considerato che una trasparenza limitata nei confronti dell'interessato principale finisce per compromettere anche il controllo sul corretto esercizio della funzione amministrativa.

La decisione

Il Tribunale Amministrativo Regionale ha accolto completamente il ricorso, annullando il provvedimento di rifiuto dell'accesso emesso dalla Prefettura. Ha inoltre accertato il diritto del ricorrente di accedere all'intera documentazione contenuta nel fascicolo relativo al ricorso gerarchico, inclusa la nota protocollata il 9 settembre 2021. La sentenza condanna l'amministrazione all'ostensione immediata di tutti i documenti richiesti, con compensazione delle spese di giudizio. La pronuncia è stata eseguita dall'autorità amministrativa, la quale è stata obbligata a mettere a disposizione del ricorrente i fascicoli interessati entro i termini fissati.

Massima

L'amministrazione non può rifiutare il diritto di accesso ai documenti amministrativi che direttamente interessano il cittadino senza una motivazione specifica e concreta che dimostri il prevalere di interessi pubblici o privati tutelabili, e tale diritto è tanto più rafforzato quanto più il documento riguarda il ricorrente stesso e le decisioni che lo concernono.